Descrierea situatiei: Firma cu prezenta nationala, lider in productia de articole publicitare provenite de la clienti permanenti si comenzi unice venite in urma necesitatii promovarii unor evenimente.

Cerere – Urmarirea fiecarei comenzi in parte si evidentierea necesarului de materiale. Se urmarea si definirea ciclului de productie, cu transmiterea necesitatii de preluare a fiecarei etape de productie de personalul specific, plus contorizarea la sfarsit de luna a proiectelor, a consumurilor de matteriale si a participarii la activitati a fiecarei categorii de personal de executie din firma.

Mod de lucru: Comenzile de articole publicitare sunt grupate in 6 tipuri esentiale care sunt gestionate de sefii de proiect. Dificultatea o reprezinta momentul in care apare o comanda in firma, ea fiind de regula complexa si grupand mai multe produse ale firmei.

Necesar de urmarit prin aplicatie:

• Inscrierea fiecarei comenzi venite de la clienti intr-un sistem general de urmarire;
• Descompunerea comenzilor primite in comenzi specifice pentru fiecare linie de business;
• Transferul fiecarei comenzi in regim intern sefilor de proiect specifici;
• Definirea tipului de material necesar pentru executie si stabilirea fluxul de operatii;
• Notificare asupra lucrarii noi cu urmatoarele cerinte si generarea alertei care sa-i anunte pe executantii din aval ca au o noua lucrare;
• Introducerea in sistem a materialelor consumate si a problemelor intampinate;
• Notificarea departamentul contabilitate la finalul executiei si emiterea factura, vizualizandu-se in paralel si consumul specific de materiale;
• Introducerea unui sistem de raportare care arata consumurile de materiale per comanda si numarul de ore lucrate de fiecare om de executie;
• Exportarea informatiile legate de consumuri prin API in solutia ERP existenta, reducand astfel timpul de lucru al personalului din departamentul contabilitate.

Rezultate obtinute:

• Identificarea corecta a fiecarei comenzi in parte ca si pondere in activitate firma;
• Monitorizarea permanenta a consumului de materiale necesare;
• Comunicarea permanenta intre diferitele departamente ale firmei;
• Reducerea timpilor de prelucrare si introducere date.

Efecte produse:

• Scaderea numarului de sefi de proiecte necesari pentru preluarea comenzilor de la 6 la 2;
• Evidentierea comenzilor rebutate si scaderea cantitatilor de materii prime utilizate;
• Scaderea numarului de ore necesare introducerii de date cu aproximativ 30%;
• Crearea unui sistem de evaluare corecta a muncii efectuate de fiecare om in parte si premierea celor care au activitate intensa.